RGPD & Agences Immobilières : Les bases pour réussir votre mise en conformité

Depuis mai 2018, les agences immobilières, tout comme les autres secteurs d’activité, sont tenues de respecter les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement impose des obligations strictes sur la manière dont les données personnelles doivent être collectées, traitées et stockées. Pour une agence immobilière, cela concerne directement la gestion des données des clients, qu’il s’agisse de vendeurs, d’acheteurs, de locataires ou de bailleurs.

Dans cet article, nous vous détaillons les principales étapes pour vous aider à réussir votre mise en conformité au RGPD dans le cadre d’activités immobilières.

1. Les agences immobilières : un responsable de traitement soumis au RGPD

Définitions essentielles

Le RGPD s’applique à toute personne physique ou morale traitant des données à caractère personnel en dehors de la sphère privée. Ainsi, s’applique à toute organisation traitant des données personnelles dans le cadre d’une activité économique.

En conséquence, le secteur de l’immobilier doit se sentir concerné au même titre que tout autre domaine économique. Cela inclut les agences immobilières qui, par nature, traitent régulièrement des données personnelles de clients, prospects, ou encore de locataires. Qu’il s’agisse des informations de contact, des critères de recherche de logement, ou des détails financiers, toutes ces données doivent être protégées selon les exigences du RGPD.

La notion de données à caractère personnel dans l’immobilier

Les données à caractère personnel se réfèrent à toute information permettant d’identifier une personne, directement ou indirectement. Dans le cadre des agences immobilières, il s’agit par exemple des noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone, adresses email, ainsi que des informations relatives à la situation financière ou professionnelle des clients.

2. Respecter les droits des personnes : Une obligation pour être « compliant »

Pour être en conformité avec RGPD, il est essentiel de respecter les droits des personnes concernées par le traitement de leurs données. Parmi ces droits, on retrouve :

– Le droit d’accès: Permet aux individus de demander une copie de leurs données personnelles.

– Le droit de rectification: Les individus peuvent demander la correction de leurs informations si elles sont inexactes.

– Le droit à l’oubli : Les personnes peuvent demander la suppression de leurs données dans certains cas.

– Le droit à la portabilité : Les personnes peuvent récupérer leurs données dans un format lisible pour les transférer à un autre prestataire.

– Le droit d’opposition : Les individus peuvent s’opposer à certains traitements, notamment automatisés ou de profilage.

Les agences immobilières doivent mettre en place des mécanismes pour que ces droits puissent être facilement exercés, et s’assurer que les demandes sont traitées dans un délai maximum d’un mois.

3. Le droit d’être informé préalablement à tout traitement

Dans le cadre RGPD, le principe de transparence impose que toute personne concernée par le traitement de ses données personnelles soit informée de manière claire et détaillée. Cette information doit porter sur l’existence du traitement de ses données, son objectif, l’identité du responsable du traitement, ainsi que les droits dont elle dispose.

Ainsi, avant tout traitement de données personnelles, les agences immobilières, en tant que responsables de traitement, doivent informer les personnes concernées des éléments suivants :

• L’identité et les coordonnées du responsable de traitement, ainsi que celles du DPO (si un DPO est désigné) ;
• La finalité du traitement des données et la base légale de ce traitement ;
• Les destinataires ou catégories de destinataires des données personnelles ;
• Si applicable, l’existence d’un transfert des données vers un pays tiers, accompagné des garanties appropriées mises en place pour ce transfert ;
• La durée de conservation des données ou les critères permettant de déterminer cette durée ;
• Les droits des personnes sur leurs données personnelles et les modalités d’exercice de ces droits.

En cas de collecte indirecte, le responsable de traitement devra également préciser la source des données et les catégories concernées.

Cette information doit être concise, transparente, compréhensible, aisément accessible, et donnée en des termes clairs et simples. Elle peut être fournie par écrit ou par tout autre moyen, y compris par voie électronique.

4. Anticiper pour être conforme : Les bonnes pratiques à adopter

Pour garantir la conformité RGPD, les agences immobilières doivent anticiper plusieurs aspects de la gestion des données personnelles :

– Recueil du consentement : Avant de collecter les données, il est essentiel d’obtenir un consentement explicite des individus. Il s’opère par un acte positif clair par lequel la personne manifeste de manière libre, spécifique, éclairée et univoque son accord au traitement de ses données. Le recueil du consentement pourra prendre la forme de formulaires papiers ou sur les sites internet avec des cases à cocher par finalité -avec interdiction de prévoir des cases précochées-.

– Minimisation des données : Seules les données nécessaires à la poursuite des finalité du traitement doivent être collectées et traitées. Par exemple, lors de la recherche d’un logement, il est légitime de collecter les informations de contact, les critères de recherche ou les ressources financières, mais pas d’autres informations non pertinentes.

– Durées de conservation : Les données personnelles ne doivent être conservées que le temps nécessaire. Les agences immobilières doivent définir des durées de conservation spécifiques selon les finalités, comme la conservation des informations de candidats à la location pour un maximum de 3 ans.

– Tenue d’un registre des traitements : Toute agence doit tenir un registre recensant les différentes catégories de données traitées, les finalités, les mesures de sécurité, et les durées de conservation. Ce registre est obligatoire pour les entreprises de plus de 250 salariés ou si les traitements présentent des risques pour les droits des personnes.

5. Sécuriser les données pour éviter les sanctions

La sécurité des données à caractère personnel est l’un des piliers du RGPD. Les agences immobilières doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les informations contre les accès non autorisés, la perte ou la divulgation. Cela inclut :

– La mise en place d’une charte informatique,

– L’authentification des utilisateurs,

– La protection des systèmes informatiques,

– La sécurisation des données archivées.

6. Être compliant pour éviter les sanctions

Les manquements en cas de non conformité RGPD peuvent entraîner des sanctions financières importantes, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial. Plusieurs entreprises du secteur immobilier ont déjà été sanctionnées, comme la société SERGIC condamnée à une amende de 400 000 € pour la mauvaise gestion de la sécurité des données de ses clients.

Les sanctions encourues

Les manquements aux règles RGPD peuvent entraîner des sanctions financières importantes, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial et à des dommages à la réputation de l’entreprise.

Plusieurs entreprises du secteur immobilier ont déjà été sanctionnées, comme la société SERGIC condamnée à une amende de 400 000 € pour la mauvaise gestion de la sécurité des données de ses clients.

Par exemple :

– Affaire Sergic : En 2019, la CNIL a infligé une amende de 400 000 euros à l’agence immobilière Sergic pour avoir permis à des tiers non autorisés d’accéder aux documents des candidats à la location.

– Affaire PAP : En février 2024, le site immobilier Particulier à Particulier a été sanctionné à hauteur de 100 000 euros pour des manquements liés à la durée de conservation des données et à la sécurité.

7. Bien débuter sa conformité

Pour bien démarrer, il est recommandé de mettre en place les documents et processus suivants :

– Une charte de traitement des données personnelles,

– Un formulaire de consentement,

– Un registre des traitements,

– Un plan d’assurance-sécurité,

– Une procédure en cas de fuite de données.

La mise en conformité RGPD est une obligation légale pour les agences immobilières.
En suivant ces étapes, non seulement vous évitez des sanctions, mais vous instaurez également une relation de confiance avec vos clients, en garantissant la sécurité et la confidentialité de leurs données personnelles. Pour toutes informations complémentaires, dirigez-vous vers le site de la CNIL.